Un commercial qui prend le train pour voir un client, une consultante en mission trois semaines à Casablanca, un directeur qui enchaîne deux capitales dans la même semaine : tous ces déplacements payés par l’entreprise forment le tourisme d’affaires. En France, ce marché pèse 30 milliards d’euros. Voici, en mots simples, ce qu’il recouvre, qui l’organise dans une entreprise et comment s’y prendre sans y passer ses journées.
Chez Wagram Voyages, agence de voyages d’affaires à Paris, on fait ce métier depuis 1979.
Ce qu’il faut retenir
- Le tourisme d’affaires couvre tous les déplacements payés par l’entreprise, du rendez-vous client à Lyon à la mission de trois semaines à l’autre bout du monde.
- Derrière ce mot se cachent deux métiers distincts : l’événementiel d’entreprise et le business travel, la gestion des déplacements au quotidien. C’est ce second métier que nous exerçons.
- Atout France chiffre ce marché à 30 milliards d’euros ; en Île-de-France, une nuit d’hôtel sur deux est réservée pour raison professionnelle.
- Bien s’organiser tient à 4 sujets : les règles, la réservation, l’argent et la sécurité, un point que les ONG nous ont appris à ne jamais négliger.
- Depuis 1979, nos 27 collaborateurs décrochent leur téléphone plutôt que de renvoyer vers un formulaire, y compris quand un vol saute en pleine nuit.
Le tourisme d’affaires, c’est quoi au juste ?
Le tourisme d’affaires regroupe tous les déplacements faits pour le travail, dès qu’ils s’accompagnent d’un billet de transport ou d’une nuit d’hôtel. Derrière ce terme un peu large cohabitent en réalité deux métiers, que le secteur a l’habitude de distinguer.
L’événementiel d’entreprise réunit des personnes autour d’un projet : séminaires, conventions, voyages de récompense, congrès et salons, regroupés sous les lettres MICE. Il se pilote comme un projet, avec un lieu, des prestataires et une date.
Le business travel, lui, porte sur le déplacement professionnel proprement dit : l’aller-retour à Lyon pour une réunion, la semaine d’audit à Casablanca, la rotation d’une équipe ONG sur le terrain. Il se gère au fil de l’eau, voyageur par voyageur, toute l’année. C’est le gros du volume, et c’est le métier de nos conseillers.
Bon à savoir : voyage d’affaires et tourisme d’affaires ne veulent pas dire la même chose. Le voyage d’affaires, c’est le déplacement d’un salarié. Le tourisme d’affaires, c’est ce déplacement plus tout ce qui vit autour : hôtels, trains, avions, loueurs de voitures. Le premier se lit dans le budget d’une entreprise, le second dans les comptes d’un pays.
Les 4 sujets à régler pour bien s’organiser
Organiser les déplacements d’une entreprise revient à traiter 4 sujets, toujours les mêmes : les règles, la réservation, l’argent et la sécurité. Les prendre un par un évite la plupart des mauvaises surprises.
Poser des règles que vos équipes comprennent
Une politique voyage dit qui voyage en quelle classe, jusqu’à quel prix on dort à l’hôtel et qui valide quoi. Trop stricte, personne ne la suit ; trop floue, chacun fait à sa façon. Notre conseil en politique de voyages d’affaires part de vos habitudes réelles et de vos destinations, et non d’un modèle recopié d’un client à l’autre.
Réserver sans y passer la journée
Un bon outil affiche vos tarifs négociés et vos règles, puis évite les allers-retours par mail. La réservation de voyages d’affaires en ligne gère les trajets simples, pendant qu’un conseiller reprend la main sur les dossiers compliqués. Notre licence IATA nous permet d’émettre nous-mêmes vos billets d’avion, sans passer par un intermédiaire.
Suivre l’argent, pas seulement le prix du billet
Un ticket de taxi égaré coûte souvent plus cher qu’un petit écart de prix sur un billet. La gestion des notes de frais se fait donc du scan jusqu’à la comptabilité, avec vos propres circuits de validation. Côté tarifs, notre appartenance au réseau Selectour Affaires, partenaire de l’AFTM, nous ouvre des conditions d’achat qu’une entreprise seule n’obtient pas.
Savoir où sont vos voyageurs
La sécurité des collaborateurs revient en tête des priorités, surtout hors d’Europe. Notre dispositif de sécurité des voyageurs réunit les formalités d’entrée avant le départ, grâce à notre partenaire TravelDoc, et le suivi par SMS et notifications pendant le voyage. Nous accompagnons des ONG sur des terrains difficiles depuis 1980 : cette exigence-là, nous l’avons apprise avec elles.
Un robot ou quelqu’un au bout du fil ?
Le secteur automatise à toute vitesse : formulaires, robots, réponses toutes faites. Wagram Voyages a choisi l’inverse. Vous appelez, quelqu’un décroche, et cette personne connaît votre entreprise, vos voyageurs et leurs habitudes. Un algorithme trouve le vol le moins cher, il ne sait pas que votre directeur ne prend jamais le premier avion du matin.
Cette proximité se joue aussi la nuit et le week-end : notre assistance voyageurs 24h/24 prend le relais dès qu’un imprévu bouscule un déplacement, en France ou à l’autre bout du monde. Et parce que voyager mieux veut aussi dire prendre soin des clients comme des équipes, notre démarche responsable s’appuie sur la symétrie des attentions et le bien commun. Elle se prolonge aussi par une forêt bien réelle, en Bretagne, propriété de Wagram, que nous agrandissons chaque année.
Ce qui distingue un déplacement bien organisé d’un déplacement subi ? La personne qui s’en occupe. Depuis 1979, Wagram Voyages confie chaque entreprise à un conseiller identifié, joignable et attentif à ses habitudes. Prenons le temps d’en parler : nous écoutons votre organisation avant d’avancer la moindre proposition.
